Área do Cliente

WORKFLOW - A IMPORTÂNCIA DA AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS

O conceito básico de Workflow (Fluxo de Trabalho) é criar uma sequência de ações para automatizar um processo de negócio. Em função da modernização tecnológica nos Tribunais de Justiça, o peticionamento eletrônico tornou-se uma grande dificuldade para os escritórios de advocacia, pois cada Tribunal exige que os documentos sejam protocolados obedecendo a determinadas configurações: arquivos com limitação de tamanho, versões especificas de PDF, divisão de arquivos, entre outras. Os advogados desperdiçam seu tempo tentando adequar os documentos aos diferentes padrões exigidos. Alguns repassam os arquivos para outras áreas, como centrais de cópias ou TI, burocratizando ainda mais este processo.


A automatização do Fluxo de Trabalho tem aprimorado consideravelmente a forma de trabalho dos clientes da Goya, onde a padronização e a gestão dos processos são fundamentais.





São várias as vantagens da automatização de processos:

- Otimização do tempo: economia significativa do tempo de trabalho, pois as tarefas são reduzidas e distribuídas automaticamente;

- Padronização de atividades: organiza as tarefas e as devidas responsabilidades, além de diminuir os erros humanos;

- Controle do processo: maior poder de gerenciamentos por parte dos gestores;

- Redução de custos operacionais: diminuição considerável na utilização de documentos impressos.

AUTOSTORE - CAPTURA, PROCESSA E ENVIA DOCUMENTOS ELETRÔNICOS E IMPRESSOS PARA SEU FLUXO DE TRABALHO

AutoStore é um aplicativo baseado em servidor que orquestra a captura e entrega segura de documentos eletrônicos em aplicações jurídicas. É perfeito para escritórios de advocacia de todos os portes que querem eliminar o erro e aumentar a produtividade no manuseio de documentos.

Se você está lidando com fotos de processos, PDFs enviados por clientes, ou peticionamento eletrônico, AutoStore cria um ou vários fluxos de trabalho que automatizam as tarefas internas de seu escritório baseadas em documentos, reduzindo os custos, melhorando a produtividade operacional, a comunicação e a colaboração, além de ajudar na conformidade com leis e regulamentação dos tribunais.



AutoStore Workflow

3 PASSOS PARA FICAR TUDO SOB CONTROLE

O AutoStore utiliza a sua infra-estrutura existente, capturando informações de multifuncionais, scanners, smartphones, e-mails, pastas compartilhadas/públicas, FTP, aplicativos do Microsoft Office, desktops de PC, arquivos XML e outras fontes. A informação capturada é então processada com base em um fluxo de trabalho pré-determinado específico para o seu escritório. As imagens digitalizadas são otimizadas para melhorar a legibilidade, o texto pode ser convertido para Word, PDF, Excel e PowerPoint, códigos de barras podem ser lidos, resultando em informações ricas para serem utilizadas em buscas posteriores.



Quando o processamento estiver concluído, os documentos e as palavras-chave que os descrevem são distribuídos por e-mail, sistema de gerenciamento de documentos (Worksite, Worldox, Hummingbird), FTP, pastas de rede seguras, ou mesmo vários destinos simultaneamente. E tudo isso é facilmente realizado por sua equipe apenas apertando um botão no painel do equipamento. Simples assim! O fluxo de trabalho acontece imediatamente, garantindo que a sua informação vá aonde você quer, rápido e preciso.
Captura

- Multifuncionais
- Scanners
- Smartphones
- E-mails
- Computadores
- FTPs
Processo

- Reconhecimento de código de barras
- Conversão de documentos para Word, Excel, PowerPoint e PDF pesquisável
- Gestão de imagem
- Segurança e personalização
- OCR Omni Page (98,2% de precisão no reconhecimento de textos)
Rota

- Sistema de gestão de documentos
- Envio por e-mail, arquivamento em pastas na rede ou sistemas ERP
- Aplicativos em nuvem
- Trabalho em grupo e colaboração


AMPLOS BENEFÍCIOS

Compatível com os Principais Fabricantes
- Ricoh, HP, Kodak, Kyocera, Konica Minolta, Fujitsu, Canon, Lexmark, Sharp, Xerox e outros;
- Fácil e rápida introdução em caso de troca de equipamento, assim você não ficará restrito ao aplicativo de um fabricante específico;
- Reduz tempo e custo de treinamentos

Captura de Papel ou Documentos Eletrônicos
- Capture a partir de copiadoras digitais, multifuncionais, scanners, smartphones, tablets, e-maills, fax, pastas compartilhadas e públicas, FTP, programas do Microsoft Office, desktop PC, arquivos XML, entre outras formas.

Aprimora a Segurança da Informação

- Autenticação de usuários diretamente no ponto de captura;
- Criptografia de documentos quando processados;
- Recursos e relatórios de auditoria para processos de negócios;
- Permite captura e arquivar documentos via FTP seguro.




Reduza Perda e Erros em Documentos

- Captura de documentos impressos e eletrônicos para envio diretamente e-mails, pastas e impressoras de rede, sistemas de gestão de documentos e muito mais.

Melhora a Qualidade e Converte Imagens
- Mais de duas dezenas de filtros para melhorar as imagens;
- Converte impressos ou documentos eletrônicos para TIFF, PDF pesquisável, Word, Excel e outros formatos de arquivos.

Reduz Tempo e Custo de Treinamento
- Fácil de instalar e usar;
- Defina os documentos que você deseja capturar e aplique para quantos equipamentos na rede precisar;
- Fluxo de trabalho pode ser acessado a partir do painel de sua copiadora ou multifuncional e com um clique no botão do dispositivo define todo o processo em movimento.



ESTUDOS DE CASO

Caso 1 - Peticionamento Eletrônico
Escritório com mais de 70 advogados fazia o peticionamento eletrônico com diversas ferramentas gratuitas. O tamanho do arquivo era reduzido a ponto de perder a qualidade da imagem, tornando o documento ilegível. Outra dificuldade era deixar o PDF dentro dos padrões de cada Tribunal. Alguns advogados perdiam em média 50 minutos com tentativas e erros para deixar o documento formatado de acordo com o exigido. Outros enviavam os documentos para serem tratados pela Central de Cópias.

SOLUÇÃO GOYA
Após um trabalho minucioso, compreendemos os fluxos que o documento seguia para ser realizado o peticionamento, desde o recebimento dos documentos do cliente até o protocolo. O que antes era realizado por diversos departamentos, começou a ser realizado com apenas um clique.



Caso 2 - Digitalização do Arquivo Físico
Escritório com 10 advogados iniciou o processo de digitalização do arquivo físico com as seguintes as etapas: os advogados olhavam as pastas, excluíam todas as cópias, colocavam em ordem cronológica e entregavam para o responsável pela digitalização. O responsável digitalizava e enviava o arquivo por e-mail para o advogado, pois o mesmo não tinha permissão para acessar o GED (Gerenciador Eletrônico de Documento). Com o passar do tempo, o escritório percebeu um aumento considerável no servidor de arquivos de e-mails e a TI do escritório começou a procurar uma ferramenta que pudessem ajudá-los. As pesquisas dentro do GED não eram realizadas pelo conteúdo dos textos (fotos de processos), pois os arquivos não eram pesquisáveis.

SOLUÇÃO GOYA
Após um estudo do ambiente do cliente, percebemos que o documento a ser digitalizado tinha várias finalidades: documentos utilizados no peticionamento eletrônico, na Gestão do Conhecimento ou apenas para manter arquivada as informações do cliente. De acordo com a finalidade, sugerimos um processo diferente para automatização. Exemplo: envio automático para GED, tornar o PDF pesquisável ou compactado.